Det hele startede tilbage i sommeren 2002, hvor Christian Jensen et par år tidligere var blevet bestyrelsesmedlem i Hammel Gymnastik Forenings gymnastikafdeling.

- Ligesom den dag i dag, dyrkede jeg idræt fordi jeg brændte for det. Der var ikke noget bedre end at møde op i gymnastiksalen og udfordre sig selv og kammeraterne eller når man underviste de yngre gymnaster i det man selv havde lært nogle år forinden, fortæller Christian.

Besværlig administration

I bestyrelsen fik han øjnene op for de administrative opgaver, som også hører med til en gymnastikforening, men som ikke altid er de sjoveste at skulle tage sig af. På dette tidspunkt var foreningens medlemshåndtering f.eks. klaret ved at medlemmerne udfyldte en blanket og betalte ved en fælles tilmeldingsaften. Herefter sad to bestyrelsesmedlemmer i 6-8 timer og skrev de ca. 500 medlemmers data ind i et excel regneark. Det var en langvarig proces, som de fleste helst er foruden.

”Det må kunne gøres lettere”

Med en ide om at det kunne gøres lettere, udviklede Christian et hjemmeside-baseret system, hvor man kunne genbruge medlemsoplysningerne, og hvor instruktørerne selv kunne printe deltagerlister ud. Systemet var meget simpelt, men effektiviserende tilmeldingsprocessen noget.

Året efter blev systemet videreudviklet med flere små funktioner, og det blev nu muligt for medlemmerne at udfylde blanketterne hjemmefra på foreningens hjemmeside.

- Efter at have kørt et par år havde vores medlemmer taget systemet helt til sig, og vi nåede at indskrive alle medlemmer i systemet ved tilmeldingsaftenen. Bare tanken om ikke at skulle sidde og bruge tid på at indskrive alle blanketterne længere var helt fantastisk, siger Christian.

Stig støder til

På et tidspunkt tager Christian på gymnastikhøjskolen i Ollerup og her møder han Stig Buhl Christensen, som tilfældigvis også interesserer sig for at gøre administrationen i foreningsarbejdet nemmere og mere effektiv.

- Vi havde hver især haft kontakt til mange forskellige foreninger, og det var sjovt at se hvordan hver forening har deres måde at gøre tingene på. Alle har så og sige opfundet deres egen dybe tallerken, siger Stig.

Det skal være sjovt at være frivillig

Med en vision om at lave et system der kunne håndtere alle de administrative opgaver, som foreninger har med bl.a. tilmelding, medlemshåndtering, økonomi, træner- og medlemskontakt, oprettede de i vinteren 2006 virksomheden FlexWeb.dk.

- Vi er begge meget engageret i frivilligt foreningsarbejde og for os er det vigtigt at det skal være sjovt at være frivillig. Det bliver ikke lettere at rekruttere folk til det frivillige arbejde, og vi tror foreningerne i højere grad bliver nød til at effektivisere de arbejdsopgaver og rutiner de har, for at fastholde den frivillige indsats. Folk gider simpelthen ikke at brug tid og kræfter på opgaver i foreningen, som i erhvervslivet klares af et edb-system, mener Christian.

Lige nu er de to udviklere ved at ligge aboslut sidste hånd på et system, der har 1½ års udvikling bag sig og med et væld af funktioner, som alle er designet specielt til foreningslivet.

- Vi ved at der findes systemer der kan håndtere nogle af foreningens administrative opgaver. Bedst kendt er nok foreningspakken.dk, men vi har endnu ikke set et system som fuldt ud kan integreres med foreningens egen hjemmeside. Som kan klare online betaling, mail og sms udsendelse, og som giver mulighed fo,r at instruktørerne har adgang til de funktioner, de har behov for. Vores system er et bud på hvordan man blandet andet kan nå de mål, siger Stig.

De to opfindere ved endnu ikke, hvordan foreningerne tager systemet til sig. I den kommende vintersæson tager tre jyske og to sjællandske foreninger systemet i brug.

- Vi synes selv, vi har udviklet et system, som når godt omkring de administrative opgaver foreninger ha. Vi får hele tiden nye ideer samt inputs fra frivillige til flere funktionaliteter - og det er bare fedt når man kan færdiggøre en ny funktio, som kan lette arbejdet og gøre det lidt sjovere at være frivillig, siger Stig.